pengertian front office

Front Office Department  adalah suatu bagian depan dari suatu hotel, sbg penjual kamar dan sering disebut sebagai selling room. Dalam proses penjualan seorang front office harus dibantu oleh bagian tata graha. Dalam hubungan kerja tata graha bertindak sebagai pengemasan kamar. Front office juga dikenal sebagai the first and the last impression of the guest. Artinya bagian inilah yang pertama dan terakhir dari tamu. Tamu akan datang ke hotel akan regestrasi dulu ke bagian front office dan pada waktu akan check out pun tamu juga berhubungan dengan staf dari front office. Jadi sudah sewajarnya jika kesan yang mendalam akan tercipta di bagian front office.

Front office juga merupakan pusat informasi dan juga hampir segala kegiatan tamu seperti penerimaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran rekening hotel, mengenai kehilangan barang, menampung keluhan tamu dan juga tempat segala pemberian informasi baik dalam hotel maupun luar hotel.

Fungsi & Peranan Kantor Depan Front Office

Kantor Depan adalah cermin dari kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat memasuki suatu Hotel, untuk itu kesiapan, kesigapan, ketepatan serta kemampuan semua karyawan di bagian kantor depan dalam menjalankan fungsi tugas dan tanggung jawabnya sangatlah menentukan dalam memberikan impresi baik maupun kurang baik atau buruk pada para tamu Hotel sebelum para tamu tersebut mendapatkan pelayanan dan pengalaman yang lainnya saat mereka datang untuk menginap maupun tidak di suatu Hotel. Kantor depan hotel (front office) secara operasional berhubungan dengan tamu dan area kerjanya tidak jauh dari lobby, daerah yang paling ramai hilir mudik tamunya, oleh sebab itu bagian ini disebut dengan bagian front office. Kantor depan hotel merupakan salah satu bagian dari hotel yang paling penting dalam hal mewujudkan tujuan yang akan dicapai oleh hotel. Tujuan dari kantor depan hotel adalah sebagai berikut:

1.      Meningkatkan tingkat hunian kamar serta pendapatan hotel dari tahun ke tahun

2.      Meningkatkan jumlah tamu langganan

3.      Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, tepat dan cepat kepada tamu

4.      Membentuk citra hotel yang positif Kantor depan hotel memiliki fungsi dalam mewujudkan tujuan dari hotel, fungsi tersebut dilakukan oleh petugas kantor depan sehari-hari, adapun fungsi-fungsi tersebut adalah:

a)    Menjual kamar, kegiatan yang dilakukan antara lain, menerima pemesanan kamar, melakukan pendaftaran tamu, memblok kamar

b)      Memberikan informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di hotel maupun diluar hotel

c)      Mengkoordinasikan kepada bagian lain yang terkait dalam rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal

d)     Melaporkan status kamar yang terkini

e)      Mencatat, memeriksa pembayaran tamu serta menangani rekening tamu

f)       Membuat laporan yang dibutuhan oleh hotel

g)      Memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu

h)      Memberikan pelayanan barang bawaan tamu

i)        Menyelesaikan keluhan tamu